No âmbito das transações comerciais entre empresas, coloca-se por vezes a questão de saber se as faturas podem deixar ser emitidas em papel, passando a ser enviadas apenas via mensagem eletrónica com ficheiro PDF anexo. Este procedimento poderá ter consequências fiscais, para as quais chamamos a atenção.
Assim, importa referir que a "faturação eletrónica" está prevista no CIVA, no n.º 10 do artigo 36.º. Nesta situação, as faturas são emitidas e recebidas exclusivamente por meios eletrónicos, na sequência da aceitação do destinatário e cumpridos que sejam os requisitos que decorrem da citada norma. Não é considerado faturação eletrónica, emitir as faturas em PDF e proceder ao seu envio por email aos clientes, ou receber os documentos desta forma, enviados pelos fornecedores.
A Autoridade Tributária (AT), veio esclarecer este assunto, através da informação vinculativa resultante do Despacho de 2017-11-28, exarado no Processo n.º 12676. Nesta informação, a AT considera que este procedimento não é adequado, referindo que "para efeitos do cumprimento dos requisitos formais de exercício do direito à dedução a que se refere o n.º 2 do art.º 19.º do CIVA, o sujeito passivo deve estar na posse da fatura emitida em seu nome, passada nos termos legais, devendo esse documento ser o original e não uma cópia ou reprodução do original e devendo ainda a fatura ser entregue pelo respetivo fornecedor ao destinatário, em suporte de papel, salvo quando as partes tenham acordado o recurso à faturação eletrónica, nos termos e com os requisitos do n.º 10 do art.º 36.º do CIVA".
Considera pois a AT, que um ficheiro PDF é editável, ou seja, o mesmo pode ser alterado, o que retira credibilidade à consideração como gasto fiscal em sede de IRC e à dedução do IVA, com base numa fatura em ficheiro PDF (até porque não assegura que o imposto não seja deduzido por mais do que uma vez).
Alertamos que sendo esta a posição atual da AT, os sujeitos passivos ao terem procedimento diferente, poderão estar sujeitos a correções em resultado de ações de inspeção.
Davide Ribeiro
Revisor Oficial de Contas e Contabilista Certificado