Desde logo, é importante referir que o IRS se aplica às pessoas singulares, ou seja, a todos nós enquanto pessoas e contribuintes.
De facto, existem dois prazos previstos no código do IRS, que obrigam a conservar em boa ordem os documentos relevantes, para efeitos declarativos daquele imposto.
Quando estamos perante um contribuinte de IRS que tem uma atividade profissional, comercial, industrial ou agrícola, ou seja, está coletado nas Finanças como Empresário ou Trabalhador Independente, o código do IRS prevê a obrigação de conservar em boa ordem os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de compras, vendas e despesas, durante 12 anos.
Durante este período de 12 anos, a Autoridade Fiscal pode exigir que o contribuinte apresente determinados documentos de suporte à sua contabilidade ou que faça prova de como pagou ou recebeu uma determinada operação de compra ou venda.
Já quando estamos perante uma pessoa singular, que não tenha rendimentos provenientes de uma atividade profissional, comercial, industrial ou agrícola, os documentos deverão manter-se conservados e arquivados, pelo menos, durante os 4 anos seguintes ao ano a que os rendimentos digam respeito.
A Autoridade Tributária, sempre que entenda conveniente, poderá durante os 4 anos seguintes àquele a que respeita a declaração mod.3 de IRS, notificar os contribuintes para apresentarem, no prazo de 15 dias, os documentos comprovativos, da sua situação pessoal (comprovarem que estão em União de Facto, por exemplo) e/ou dos valores declarados na referida declaração. Este prazo pode ser estendido para 25 dias, caso o sujeito passivo venha a alegar dificuldade em obter esses documentos ou provas exigidas.
Por exemplo, os rendimentos e as despesas indicadas na declaração de IRS apresentada este ano, podem ser sujeitas a uma inspeção fiscal até 31 de dezembro de 2020.
No entanto, deixou de ser necessário guardar as faturas das despesas que foram consideradas para abatimento ao IRS (despesas de saúde, de educação ou outras) quando as mesmas se encontrem registadas pelas empresas que as emitiram, no portal E-Fatura.
João Reis
Licenciado em Auditoria - Contabilista Certificado